วันอาทิตย์ที่ 2 ธันวาคม พ.ศ. 2555

สรุป การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ


การจัดการข้อมูลและสารสนเทศ
การจัดการข้อมูล
ข้อมูล (Data) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของเทคโนโลยีข่าวสาร คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การจัดการและบริหารองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์การอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์การอื่นๆการจัดการข้อมูล หมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งานที่รวดเร็วจึงจัดเก็บในลักษณะของฐานข้อมูล
หน่วยของข้อมูล
หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลำดับชั้น  จากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้
-  บิต (bit)  เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1
-  ตัวอักษร (character) กลุ่มข้อบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1 ตัวอักษร
-  เขตข้อมูล (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
-  ระเบียน (record) คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน
-  แฟ้ม  (file)  ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน
-  ฐานข้อมูล (database) กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน
หน่วยวัดความจุของหน่วยความจำทางคอมพิวเตอร์
8              bits                    =            1              Byte                      : B
1,024      Bytes                  =            1              Kilo Byte             : KB        
1,024      KB                      =            1              Mega Byte           : MB        
1,024      MB                     =            1              Giga Byte             : GB        
1,024      GB                      =            1              Tera Byte             : TB        
หมายเหตุ     Kilo   =   210  =   1,024
วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล
-    การเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในภายหลัง
-     การจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-     การปรับปรุงข้อมูลให้มีความถูกต้องสมบูรณ์อยู่เสมอ
-     การปกป้องข้อมูล จากการทำลาย ลักลอบใช้ หรือแก้ไขโดยมิชอบ รวมทั้งปกป้องข้อมูลจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดจากวินาศภัยหรือความบกพร่องภายในระบบคอมพิวเตอร์
โครงสร้างข้อมูล
การใช้คอมพิวเตอร์จัดการระบบฐานข้อมูลนั้น ข้อมูลของเอนทิตีต่างๆ จะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้ การเก็บข้อมูลจะทำการเก็บข้อมูลไว้หลายๆ เอนทิตี และเมื่อมีการเรียกใช้อาจนำเอาข้อมูลจากหลายๆ เอนทิตีนั้นมาสัมพันธ์กันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพคือการใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุดและจะต้องเรียกค้นข้อมูลได้ง่าย ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อยซึ่งเรียกว่า เขตข้อมูล (Field) เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็นเรียกว่า ระเบียน (Record) ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างงาของแฟ้มนั้นได้รวมกันในระบบฐานข้อมูลจึงประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลายๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กัน
 การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล
-   แฟ้มลำดับ (Sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มที่ง่ายที่สุด คือ ระเบียนถูกเก็บเรียงต่อเนื่องกันไปตามลำดับของเขตข้อมูลคีย์
-   แฟ้มสุ่ม (Direct file) ใช้แก้ปัญหาความล่าช้าในการเข้าถึงข้อมูลของแฟ้มลำดับ โดยใช้ฟังก์ชันสุ่มในเขตข้อมูลคีย์เป็นข้อมูลนำเข้าและให้ผลลัพธ์เป็นตำแหน่งที่อยู่ของระเบียน
-   แฟ้มดรรชนี (Indexed file) คล้ายกับดรรชนีคำศัพท์ที่อยู่ท้ายเล่มหนังสือ ที่ประกอบด้วยคำต่างๆ เรียงตามตัวอักษร โดยจะเก็บค่าของเขตข้อมูลคีย์ทั้งหมดพร้อมด้วยตำแหน่งของระเบียนที่มีค่าเขตข้อมูลคีย์นั้น
-  แฟ้มลำดับดรรชนี (Indexed sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่แตกต่างจากแฟ้มดรรชนี ซึ่งตัวระเบียนในแฟ้มข้อมูลไม่เรียงตามลำดับ แต่เรียงเฉพาะคีย์ในดรรชนี แฟ้มลำดับดรรชนี มีระเบียนที่เรียงลำดับตามเขตคีย์ข้อมูล และมีดรรชนีบางส่วน
 การจัดการฐานข้อมูล
ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วยังต้องมีชุดคำสั่ง (Software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย การทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้มซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดการกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system) อาจใช้โปรแกรมสำเร็จซึ่งทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่างๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)
ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี การแบ่งประเภทแฟ้ม


ลักษณะการจัดการฐานข้อมูลที่ดีเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา วิธีการฐานข้อมูลได้พัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นจากการออกแบบและเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลที่เดียว การจัดการฐานข้อมูลจึงมีหลักการที่สำคัญ คือ
1.  ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2.  กำหนดมาตรฐานข้อมูล
3.  มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล
4.  มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม
5.  รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง
ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศ EIS กับ DSS
- EIS ย่อมาจาก executive information system แปลว่า ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร หมายถึง การนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่าง  มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้ และสามารถจะเรียกมาดู หรือใช้ได้สะดวก
-
 DSS คือ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS) เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน 
-
 EIS และ DSS ต่างถูกพัฒนาขึ้น เพื่อจัดการกับข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ แต่ทั้งสองระบบจะมีความแตกต่างกันในระดับของการใช้งาน การนำเสนอข้อมูล และความยากง่ายในการใช้ โดยที่เราสามารถกล่าวได้ว่า EIS เป็น DSS ที่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นพิเศษ เพื่อตอบสนองความต้องการด้านสารสนเทศในการตัดสินใจแก้ปัญหา และการดำเนินงานของผู้บริหารที่ไม่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดและมีความถูกต้องสมบูรณ์
ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศ DSS กับ MIS
- ระบบ MIS เป็นระบบที่มีการนำผลการประมวลผลในระดับของระบบ DP ของแต่ละงานในหน่วยงานที่ประมวลผล มาแล้วทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลของงานแต่ละงานที่เกี่ยวข้องกันหรือมีความสัมพันธ์กันของข้อมูลของงานแต่ละงาน
-
 ระบบ DSS เป็นระบบที่ทำการสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นเครื่องมือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ของผู้บริหารในการตัดสินใจ โดยการนำการประมวลผลในระบบ MIS มาประกอบกาานำ สารสนเทศจากภายนอกมาประกอบในการสร้างเครื่องมือ
-
 ความแตกต่างระหว่าง DSS กับ MIS คือ เน้นการตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (แนวทาง  ตรรก ที่แน่นอน) และใช้ข้อมูลภายในจากระบบ Dss เป็นหลัก จุดมุ่งหมายเพื่อบริหารจัดการ (Supervise) งานของหน่วยปฏิบัติการ ให้บรรลุเป้าหมาย ตามแผนงานที่กำหนดมาโดยผู้บริหารระดับกลาง ภายใต้งบประมาณ เวลาและข้อจำกัดอื่นๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
ความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศ MIS กับ DP
- ระบบ DP เป็นระบบการประมวลผลข้อมูลประจำวันในลักษณะของการจัดการ เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้รายงานของงาน ประจำวัน เช่น รายงานยอดการเช่าของวีดีโอของทุกวัน ก่อนทำการปิดบัญชีประจำวัน
-
 ระบบ MIS เป็นระบบที่มีการนำผลการประมวลผลในระดับของระบบ DP ของแต่ละงานในหน่วยงานที่ประมวลผล มาแล้วทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลของงานแต่ละงานที่เกี่ยวข้องกันหรือมีความสัมพันธ์กันของข้อมูลของงานแต่ละงาน
-
 ระบบ MIS มีข้อแตกต่างจากระบบ DP ดังนี้คือ ระบบ MIS ประกอบด้วยฐานข้อมูลที่เป็น Integrated Database กล่าวคือ มีการใช้ฐานข้อมูลต่าง  (ข้อมูลต่าง  ภายในองค์กร มาจากระบบ DP ต่าง  ภายใต้งานหลักเฉพาะหน่วยงานขององค์กร) ภายในองค์กรร่วมกัน ดังนั้นผู้บริหารทุกระดับสามารถใช้ Integrated Database เพื่อเรียกใช้สารสนเทศประกอบการตัดสินใจได้สะดวกกว่าระบบ DP ซึ่งจะรายงานเฉพาะหน่วยงาน ไม่สามารถเปรียบเทียบหรือโยงไปยังข้อมูล / สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกันได้
ความหมายของ “EIS” ระบบสารสนเทศ
-ย่อมาจาก executive information system (แปลว่า ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร) หมาถึงการนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่าง  มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้ และสามารถจะเรียกมาดู หรือใช้ได้สะดวก
ความหมายของ “DP” ระบบสารสนเทศ
-ย่อมาจาก data processing (แปลว่า การประมวลผลข้อมูล ) หมายถึงการนำข้อมูลดิบ (raw data) มาดำเนินการบางประการ เช่นจัดจำแนก คัดแยก คำนวณ บันทึก เปรียบเทียบ เพื่อให้เกิดผลตามต้องการหรือผลที่จะนำไปใช้ต่อไปได้ โดยปกติจะหมายถึงการประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์เท่านั้น
ความหมายของ “ES” ระบบสารสนเทศ
-ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems-ES ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาแก้ผู้ใช้ในการให้คำแนะนำที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญ ในบางสาขา ES เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลและกฎเกณฑ์ของความรู้ ซึ่งรวบรวมมาจากสาขาวิชาที่ต้องการความเชี่ยวชาญไว้ในฐานความรู้
ความหมายของ “DSS” ระบบสารสนเทศ
-ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS Decision Support System หมายถึง ระบบสารสนเทศที่มีเพื่อช่วยแก้ปัญหา หรือนำเสนอทางเลือกให้แก่ผู้บริหาร
ความหมายของ "MIS" ระบบสารสนเทศ
-เอ็มไอเอส (MIS = Management Information System) หมายถึง คำที่มักใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่อ้างอิงถึง เทคโนโลยี กระบวนการ ระบบ และผู้คน ที่เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และการประมวลผลสารสนเทศ

ลักษณะของข้อมูลที่ดีมีองค์ประกอบ ดังนี้ 
-ข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลตัวเลข
 ตัวหนังสือ ได้จากแหล่งข้อมูล คือ หนังสือหนังสือพิมพ์ สิ่งพิมพ์ต่างๆ
-ข้อมูลเสียง
 ได้จากแหล่งข้อมูล คือ วิทยุ เครื่องกระจายเสียง เครื่องเล่นเทป
-ข้อมูลภาพนิ่ง
 ภาพเคลื่อนไหว ได้จากแหล่งข้อมูล คือ ภาพถ่าย ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว โทรทัศน์ วิดีโอ วีซีดี
ประโยชน์ของระบบจัดการฐานข้อมูล
-ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
-รักษาความถูกต้องของข้อมูล
-มีความเป็นอิสระของข้อมูล
-มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง
-ใช้ข้อมูลร่วมกันโดยมีการควบคุมจากศูนย์กลาง